So schreiben Sie eine Folge-E-Mail, nachdem keine Antwort erfolgt ist (8… | Ignition (2023)

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im August 2020 veröffentlicht und im Hinblick auf Genauigkeit und Vollständigkeit überarbeitet und aktualisiert.

Im Folgenden erläutern wir, wie und wann Sie eine Folge-E-Mail versenden und stellen Ihnen eine Reihe möglicher Vorlagen zur Verfügung, die Sie in verschiedenen Situationen verwenden können.

Wir werden Folgendes abdecken:

• Warum Kunden möglicherweise nicht reagieren und wie Sie das Problem beheben können

• Warum Sie eine Folge-E-Mail senden sollten und wie dies Ihre Rücklaufquoten verbessern kann

• Was Sie vor der Kontaktaufnahme mit einem Kunden beachten sollten

• Wann Sie Folge-E-Mails versenden und wie oft sollten Sie diese versenden?

• So schreiben Sie eine Folge-E-Mail und was sollte enthalten sein?

• Beispiel-Folge-E-Mails, die Ihnen den Einstieg erleichtern

Lass uns eintauchen!

Von einem neuen Kunden keine Antwort zu erhalten, ist gelinde gesagt beunruhigend, insbesondere wenn Sie ein kundenorientiertes Unternehmen sind. Denken Sie daran, dass ein Kunde, egal wie begeistert er von der Zusammenarbeit mit Ihnen ist, wahrscheinlich noch 1.001 andere Dinge am Laufen hat und es für viele von uns ein ständiger Kampf ist, „Posteingang Null“ zu erreichen.

Tatsächlich dieser HubSpotE-Mail-Marketingberichtzeigt, dass 40 Prozent der Verbraucher dies getan habenmindestens50 ungelesene E-Mails gleichzeitig in ihrem Posteingang – huch! Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail im scheinbar endlosen Meer ungelesener E-Mails im Posteingang verloren gegangen ist.

Es könnte auch sein, dass sie Ihre bevorstehenden Projekte mit ihren Kollegen besprochen und einige potenzielle Hindernisse identifiziert haben. Vielleicht warten sie auf die Freigabe durch ihren Vorgesetzten. Vielleicht hat ihnen ihr Buchhaltungsteam gesagt, dass sie, wenn sie mit Ihnen weitermachen wollen, in anderen Bereichen Kosteneinsparungen erzielen müssen.

Es gibt viele Gründe, warum ein Kunde nicht rechtzeitig antwortet. Versuchen Sie, Ihrer Fantasie nicht freien Lauf zu lassen – berühren Sie einfach die Basis mit ihnen, damit Sie den Ball ins Rollen bringen können.

Laut einer Studie vonSpechtWenn Sie nur eine Folge-E-Mail senden, können Sie Ihre Rücklaufquote um 22 Prozent steigern. Es zeigte sich auch, dass die erste Folge-E-Mail mit einer um 40 Prozent höheren Antwortrate am effektivsten ist als die erste E-Mail, die bei etwa sechs Prozent liegt.

Es gibt eine Reihe von Fällen, in denen eine Folge-E-Mail angebracht sein könnte, und einige, in denen eine Nachfass-E-Mail gerechtfertigt und sogar erwartet wird. Abhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, kann es eine Reihe von Faktoren geben, die bestimmen, wann und wie oft Sie Kunden kontaktieren müssen. Wenn Sie beispielsweise in einer Branche tätig sind, in der Compliance eine wichtige Rolle spielt, müssen Sie möglicherweise mit Ihren Kunden Kontakt aufnehmen – und es kann Konsequenzen haben, wenn Sie dies nicht tun.

Das Versenden einer Folge-E-Mail wird im Allgemeinen als bewährte Vorgehensweise angesehen. Wenn Sie nicht nur konform bleiben und ein Kästchen von Ihrer Seite ankreuzen, zeigt dies auch, dass Sie an der Reise des Kunden beteiligt sind, und hilft dabei, Erwartungen zu wecken und zu verstärken.

E-Mail ist die Alternative, die viele Serviceprofis für die Kommunikation mit Kunden nutzen. E-Mails sind großartig. Schließlich ermöglichen sie den Kunden, zu dem für sie passenden Zeitpunkt zu antworten, sie können sich die Zeit nehmen, die entsprechende Antwort zu verfassen, und es wird ein unwiderlegbares Protokoll aller Hin- und Her-Kommunikation bereitgestellt.

Es ist jedoch viel einfacher, dass Ihre E-Mail im Posteingang eines Kunden verloren geht (oder gelesen, aber sofort vergessen wird), als dass ein Kunde einen Anruf ignoriert. Wenn Ihre E-Mails scheinbar ständig unbeantwortet bleiben, ist es möglicherweise an der Zeit, zum Telefonhörer zu greifen.

Wenn Sie Ihr Angebot an einen Kunden gesendet haben, können Sie ihn kurz anrufen, um ihm mitzuteilen, dass er ein Angebot von Ihnen hätte erhalten sollen. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, den Erhalt des Vorschlags zu bestätigen und etwaige Fragen zu beantworten, die die Annahme des Vorschlags verzögert haben könnten.

Nicht nur Kunden sind beschäftigt – und Sie können Ihre Effizienz steigern und Zeit sparen, indem Sie Ihren Folge-E-Mail-Prozess automatisieren. Die Nachverfolgung mehrerer E-Mails an verschiedene Kunden kann zu einem zeitaufwändigen Prozess werden. Die Automatisierung von Teilen dieses Prozesses wird die schwere Arbeit erleichtern. Abhängig von den von Ihnen verwendeten Plattformen gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, den Folgeprozess teilweise oder vollständig zu automatisieren.

Zum Beispiel IgnitionAngebotserinnerungenMit dieser Funktion können Sie Erinnerungen an Kunden senden, die Ihr Angebot noch nicht angenommen haben. Sie können festlegen, wie viele Tage mit dem Versenden einer Erinnerung gewartet werden soll, und die Gesamtzahl der Erinnerungen festlegen, die versendet werden sollen, bis Ihr Vorschlag angenommen wird.

CTAs oder Handlungsaufforderungen helfen dabei, einen Kunden daran zu erinnern, was Sie von ihm benötigen – seien es wichtige Informationen, eine Antwort auf Ihre Frage, die Genehmigung eines Projekts oder eine Zahlung.

Wenn Sie dem Kunden klare Anweisungen geben, kann er die Dinge so schnell wie möglich in die Tat umsetzen. Wir empfehlen, den Call-to-Action so direkt wie möglich zu formulieren, um mögliche Verwirrungen zu vermeiden.

CTA-Beispiele:

• Fügen Sie einen Link „Besprechung vereinbaren“ hinzu, wenn Sie nachfragen, um einen Termin für ein Treffen mit ihnen zu bestätigen

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• Stellen Sie eine klare Frage, zum Beispiel um einen Termin für ein Treffen

• Platzieren Sie Ihre Fragen am Anfang und am Ende der E-Mail, wenn Sie nach Informationen suchen

• Stellen Sie Ihrem Kunden einen direkten Link zum Bezahlen einer überfälligen Rechnung zur Verfügung

Decken Sie sich zunächst ab und prüfen Sie, ob Sie nicht bereits eine Antwort vom Kunden erhalten haben. Möglicherweise ist es in Ihrer E-Mail verschwunden oder jemand anderes im Team hat Kontakt aufgenommen.

Nachfassen kann ohnehin schon umständlich sein – ganz zu schweigen davon, dass Sie einen Fehler gemacht haben und tatsächlich eine Antwort von ihnen erhalten haben. Bevor Sie also eine kurze „Wie in meiner vorherigen Nachricht…“-E-Mail senden, überprüfen Sie noch einmal, ob Sie die Antwort noch nicht erhalten haben (und überprüfen Sie für alle Fälle die Spam- und Papierkorbordner!).

Es kann schwierig sein, genau zu wissen, wann Sie nachfragen sollten, wenn Sie noch nichts von einem Kunden gehört haben. Einerseits möchten Sie den Überblick behalten und sicherstellen, dass die Interessenten nicht das Interesse verlieren. Andererseits möchten Sie nicht zu aufdringlich wirken.

Profi-Tipp:Nachdem Sie Ihr Angebot abgeschickt haben, können Sie Ihren Kunden anrufen, um zu bestätigen, dass er das Angebot erhalten hat. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, etwaige Fragen zu beantworten.

Es gilt allgemein als gute Praxis, zumindest zu wartenzwei bis drei Tage zwischen Ihren Nachuntersuchungen. Kunden sind, wie alle anderen auch, oft beschäftigt, was bedeuten kann, dass es ein paar weitere Kontaktpunkte braucht, um eine Antwort zu veranlassen. Man vergisst leicht, dass Sie nicht immer die oberste Priorität Ihres Kunden sein werden und dass ein zu schnelles Versenden einer Folge-E-Mail dazu führen kann, dass Sie unhöflich oder sogar nervig wirken. Wir empfehlen, ein paar Tage nach Ihrer ersten E-Mail eine sanfte Erinnerung zu senden, damit Sie sich erneut mit uns in Verbindung setzen können, sobald Sie bereit sind, fortzufahren.

Hier sind einige grundlegende Richtlinien:

• Bewerten Sie die Dringlichkeit.Wenn ein Kunde nicht auf ein Projekt geantwortet hat, das bis zum Ende der Woche abgeschlossen sein soll, senden Sie vielleicht ein oder zwei Tage nach Ihrer ursprünglichen Nachricht eine Nachfassnachricht. Wenn Sie jedoch innerhalb eines Monats keine Rückmeldung über Ihre Verfügbarkeit für ein Projekt erhalten, sollten Sie darüber nachdenken, etwa eine Woche zu warten.

• Verlassen Sie sich auf den Kontext.Smalltalk zu Beginn eines Meetings kann Ihnen wertvolle Informationen liefern. Vielleicht entschuldigt sich ein Kunde für die verspätete Teilnahme am Anruf und erklärt, dass er an aufeinanderfolgenden Besprechungen teilgenommen hat, oder vielleicht erwähnt er beiläufig, dass er sich auf eine große unternehmensweite Initiative vorbereitet, die bald gestartet wird. Wenn dies der Fall ist, lassen Sie zwischen den Nachuntersuchungen mehr Zeit. Dies verringert nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Äther verloren gehen, sondern stellt auch sicher, dass Sie sie in einer wirklich hektischen Zeit nicht belästigen.

• Lassen Sie Ihren Vorschlag nicht untergehen.Warten Sie im Allgemeinen nicht länger als eine Woche, ohne ein von Ihnen übermitteltes Angebot weiterzuverfolgen. Vorausgesetzt, sie haben Ihnen nicht bereits einen voraussichtlichen Zeitrahmen für ihre Antwort genannt. Vorschläge müssen möglicherweise von verschiedenen Beteiligten genehmigt werden, oder Sie möchten sicherstellen, dass der Vorschlag gründlich gelesen wurde. Durch das Versenden einer Folge-E-Mail können auch letzte Fragen des Kunden ans Licht gebracht werden, bevor er bereit ist, das Angebot zu unterzeichnen.

Es gibt keine allgemeingültige Regel für die Anzahl der Folge-E-Mails, die Sie an einen Kunden senden müssen – diese hängt von den Umständen ab. Was wir wissen, ist dasVersenden von zwei bis drei Folge-E-Mailsgilt als optimaler Betrag – wobei die erste Folge-E-Mail am effektivsten ist. Die Daten zeigen auch, dass das Versenden einer übermäßigen Anzahl von E-Mails im Allgemeinen auch nicht die Lösung ist.

Vermeiden Sie es, die Zeit eines Kunden zu sehr in Anspruch zu nehmen, indem Sie ständig nach Antworten suchen. Beschränken Sie die Zeitspanne, wenn möglich, auf drei NachfassvorgängeWirksamkeit der Nachuntersuchungenwird nachweislich nach der vierten E-Mail abgebrochen. Versuchen Sie, die kleinen Details über Kundenaufnahmeformulare, SMS, Telefon oder eine Messaging-Plattform wie Slack zu klären – versuchen Sie esKommunikation mit Ihrem Kundenin dem Format, das für sie am einfachsten ist, wenn Sie eine schnelle Antwort wünschen.

1. Eine kurze, aber überzeugende Betreffzeile – versuchen Sie, wenn möglich, einen Teil oder den gesamten Inhalt Ihrer Anfrage einzubeziehen. Z.B.Erinnerung: Überfällige Rechnung, die zur Zahlung fällig istoderNachverfolgung der Geschäftskostenabrechnung.

2. Eine herzliche und freundliche Begrüßung oder eine angemessene Begrüßung basierend auf Ihrer Beziehung zum Kunden.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie im Text Ihrer E-Mail das Ziel in einfacher Sprache angeben. Das hatgezeigt wordenum die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, eine Antwort zu erhalten und Ihre Anfrage zu erfüllen.

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4. Geben Sie bei Bedarf Kontext an, leiten Sie die ursprüngliche E-Mail weiter oder stellen Sie alle erforderlichen Links zur Dokumentation bereit, um zu vermeiden, dass der Kunde danach suchen muss und möglicherweise seine Antwort verzögert.

5. Schließen Sie Ihre Anfrage mit einem Kommentar oder einer Zusammenfassung ab und geben Sie einen klaren Call-to-Action, um eine Antwort oder die gewünschte Aktion Ihres Kunden zu veranlassen.

Cold Outreach wird in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt. Es ist jedoch erwähnenswert, dass Sie das Risiko eingehen, ihr Interesse zu verlieren, wenn Sie sich nicht innerhalb weniger Tage bei ihnen melden. Laut einer Studie vonBacklinkoWenn Sie eine Folgenachricht zu einer Kaltkontakt-E-Mail senden, können Sie Ihre Rücklaufquote verdoppeln.

Diese E-Mail bietet einen nützlichen Inhalt, um das Gespräch in Gang zu bringen und Vertrauen beim Lead aufzubauen.

Sobald Leads als kalt markiert wurden, kann es schwierig sein, sie wieder zurückzuholen. Allerdings hat diese Person einmal ernsthaft über Ihre Dienste nachgedacht – es ist also ein echter Vorteil, sich erneut an sie zu wenden.

Die wichtigste Regel hierbei ist, ihnen ein Angebot zu unterbreiten. Das ist die perfekte Ausrede für E-Mails und kann den Anreiz darstellen, Ihre Kunden schließlich zum Konvertieren zu bewegen. Noch besser: Kennzeichnen Sie es als exklusives Angebot und erklären Sie, dass nur sie davon profitieren. Dadurch fühlen sie sich besonders und zeigen, dass Sie bereit sind, alles zu tun, um ihr Geschäft zu gewinnen.

Wenn Sie mehrmals versucht haben, per E-Mail und Telefon Kontakt aufzunehmen, und keine Antwort erhalten haben, ist es möglicherweise an der Zeit, die Beziehung zu Ihrem Kunden zu beenden. Dies geschieht manchmal in der ersten Angebotsphase – vielleicht hat der Kunde mit mehreren Unternehmen gesprochen und sich für einen Konkurrenten entschieden, oder er hat sich einfach entschieden, das Projekt nicht fortzusetzen.

Es kann sein, dass sie Sie nicht über ihre Entscheidung informieren – stattdessen hätten sie weitermachen können und Ihre Fragen möglicherweise nicht beantworten. Ihre letzte Nachricht sollte eine E-Mail, ein Brief oder ein Anruf sein, um den Kreis offiziell zu schließen. Dies gibt Ihrem Kunden eine letzte Chance zu antworten, bringt Ihnen aber auch einen gewissen Abschluss.

Projekte verzögern sich ständig und werden immer wieder neu terminiert, sodass es durchaus vorkommen kann, dass ein Kunde Sie bittet, nach ein paar Monaten noch einmal vorbeizuschauen. Wenn dies der Fall ist, können Sie diese Kunden zu einem „Follow-up“-Ordner in Ihrer E-Mail-Liste hinzufügen und eine Erinnerung einrichten, um in X Monaten wieder Kontakt aufzunehmen. Es lohnt sich auch, sie zu fragen, ob Sie jetzt noch etwas tun können, um sie an Bord zu holen.

Sie könnten Sie beispielsweise bitten, im nächsten Quartal noch einmal vorbeizuschauen, damit sie dieses Projekt in das Budget ihres Teams integrieren können. Wenn dies der Fall ist, könnten Sie darüber nachdenken, ihnen einen Sonderrabatt anzubieten, damit Sie noch in diesem Quartal mit der Arbeit beginnen können.

Hier ist eine mögliche sechsmonatige Folge-E-Mail, die Sie ausprobieren könnten:

Wenn einem Klienten plötzlich kalt wird, machen Sie sich keine Sorgen und fangen Sie nicht an, sich selbst die Schuld zu geben. Es gibt unzählige Gründe, warum dies geschehen sein könnte. Vielleicht sind sie damit beschäftigt, ihr eigenes Unternehmen zu leiten, sie stecken mitten in einer unternehmensweiten Initiative oder sie müssen sich um persönliche Probleme kümmern.

Wenn dies der Fall ist, folgen Sie der Nachverfolgung. Kunden werden es zu schätzen wissen, dass Sie sich die Zeit nehmen, wieder mit ihnen in Kontakt zu treten – auch wenn sie im Moment keine Fortschritte machen können – und es zeigt, dass Sie wirklich an einer Zusammenarbeit mit ihnen interessiert sind. Nachuntersuchungen führen möglicherweise nicht immer zum richtigen Ergebnis, aber sie sind es wert, durchgeführt zu werden.