Jeder Freiberufler, Berater oder jede Agentur, die schon länger im Geschäft ist, hat das Monster des Scope Creep erlebt.
Das geht ungefähr so: Die Arbeit mit einem neuen Kunden beginnt so gut, wie man es erwarten würde, aber mit der Zeit scheint das Projekt immer größer zu werden, während Ihr Preis gleich bleibt.
Die meisten von uns waren schon einmal dort.
Entweder (a) scheint der Kunde zu glauben, dass die „zusätzliche“ Arbeit im Rahmen der ursprünglichen Vereinbarung liegt, oder (b) ist sich einfach nicht bewusst, dass er oder sie mehr verlangt als ursprünglich vereinbart.
So oder so verlieren Sie Geld.
Scope Creep ist ein rutschiger Abhang und es kann schwierig sein, sich davon zu erholen. Sobald Sie Scope Creep von einem Kunden akzeptieren, schaffen Sie einen Präzedenzfall für den Rest, und obwohl Sie aufgrund von Scope Creep möglicherweise kein Geld physisch übergeben müssen, ist der Effekt im Wesentlichen derselbe.Mehr Zeit, die Sie für ein Projekt aufwenden, als Sie erwartet haben, kostet Sie viel Geld.
In diesem Artikel möchte ich den fünfstufigen Prozess festlegen, den ich empfehle, um zu verhindern, dass Scope Creep Ihr Unternehmen erfasst und gleichzeitig Ihre Kunden zufrieden stellt. Ob Sie es glauben oder nicht, beides geht Hand in Hand.
Was ist Scope Creep?
Scope Creep kann je nach Kontext viele Dinge bedeuten, daher ist es wahrscheinlich am besten, wenn ich zunächst meine Definition erkläre. Für die Zwecke dieses Artikels gilt:Scope Creep ist der Prozess, bei dem ein Projekt über seine ursprünglich erwartete Größe hinauswächst.
Ich würde wetten, dass die meisten Leute, die diesen Satz lesen, Bilder von skrupellosen Kunden heraufbeschwören, die wohlmeinende Dienstleister ausnutzen wollen, aber Scope Creep ist häufiger auf Missverständnisse als auf irgendetwas anderes zurückzuführen.
Es ist auch etwas, das bei jeder Art von Projekt passieren kann. Obwohl dies in der Softwareentwicklung üblich ist, gibt es Meinungsverschiedenheiten über den Umfang, ob es sich dabei um eine handeltSocial-Media-Vorschlagoder ein Vertrag über den Verkauf von Marketingdienstleistungen.
Im GroßenDebatte zwischen Arbeitnehmer und Selbstständigen, Scope Creep ist für die meisten von uns, die alleine arbeiten, ein großes Problem. Mitarbeiter eines großen Unternehmens haben selten Kontrolle über den Umfang ihrer Arbeit. Aber wenn wir nicht aufpassen, können wir in die gleiche Falle tappen. Dies gilt für alle, die an Projekten arbeiten und Kunden betreuen.
Scope Creep sollte nicht als „Geschäftskosten“ angesehen werden. Sie sollten die Kontrolle über Ihre Zeit, Ihren Aufwand und die Kundenergebnisse haben. Wenn Sie den nachstehenden Prozess befolgen, erhalten Sie nur Gegenreaktionen von minderwertigen Kunden (d. h. von denen, die eine kostenlose Mahlzeit wünschen), und mit ihnen sollten Sie sowieso nicht zusammenarbeiten. Mittlerweile ist dieGutKunden (d. h. diejenigen, die SieTunmit denen Sie zusammenarbeiten möchten) werden von Ihrem fokussierten und professionellen Ansatz bei Projektmanagement und -abwicklung profitieren. Es ist wirklich eine Win/Win-Methode.
Schritt 1: Verstehen Sie das Ergebnis klar
Die Wahrscheinlichkeit, Opfer einer Scope Creep zu werden, ist weitaus geringer, wenn Sie genau wissen, was der Kunde erreichen möchte. Das mag offensichtlich klingen, aber haben Sie Verständnis dafür. ICHnichtmeine das:
Mein Kunde möchte, dass ich ihm eine neue Website erstelle.
(Video) Harry Potter Hogwarts Mystery – All of Year 5 - Story (Subtitles)
Ich meine das:
Mein Kunde möchte den Online-Umsatz um 30 % steigern, indem er ein benutzerfreundlicheres Website-Design erstellt.
Wenn Sie mit einem Kunden zusammenarbeiten, muss Ihr Hauptaugenmerk immer auf dem gewünschten Ergebnis im Hinblick auf die Geschäftsziele liegen.Der Aufbau einer neuen Website für einen Kunden stellt keinen echten Geschäftsvorteil dar, aber die Bereitstellung einer Dienstleistung, mit der Sie den Online-Umsatz um 30 % steigern möchten, weckt eine klare Erwartung. Dies wiederum führt zu einer deutlich geringeren Wahrscheinlichkeit einer Scope Creep.
Wenn Sie das Ergebnis verstehen, sollten Sie eine relativ klare Vorstellung davon haben, was Sie tun müssen, um die Wünsche des Kunden zu erfüllen, bevor Sie überhaupt Einzelheiten besprochen haben. Da dieses Verständnis so wichtig ist, tun Sie alles, was Sie können, um es zu erlangenfrühzeitigdabei... auch wenn Sie an Ihrem Networking arbeiten oderE-Mail-Leadsbevor sie Kunden werden.
Schritt 2: Seien Sie kritisch gegenüber den Ideen Ihres Kunden
Generell gibt es zwei Arten der Leistungserbringung:
- Passiv: Der Kunde teilt dem Dienstleister mit, was von ihm erwartet wird.
- Dynamisch: Der Dienstleister arbeitet mit dem Kunden zusammen, um herauszufinden, was er braucht, um seine Ziele zu erreichen.
Wenn Sie das gewünschte Ergebnis Ihres Kunden gemäß Schritt eins dieses Prozesses verstehen, sollten Sie ein dynamischer Anbieter sein. Wenn Sie dem Kunden erlauben, Ihnen zu sagen, was er seiner Meinung nach möchte, ist die Wahrscheinlichkeit weitaus größer, dass Sie irgendwann in der Zukunft auf eine Ausweitung des Arbeitsumfangs stoßen, wenn klar wird, dass sein ursprünglicher Arbeitsumfang nicht den Anforderungen im Hinblick auf die gewünschte Erfüllung entspricht Ergebnisse. StattdessenSie müssen zusammenarbeitenmitder Kundeeinen Aktionsplan zu erstellen, der wahrscheinlich zum Erfolg führen wird.
Ich verwende das Wort „kritisch“ nicht im negativen Sinne – ich möchte nicht, dass Sie dem Kunden sagen, dass seine Ideen schrecklich sind (was wahrscheinlich nicht der Fall ist). Aber zwei Köpfe sind besser als einer und es ist wichtig, dass Sie Ihre eigene Perspektive einbringen und die Pläne Ihres Kunden mitgestalten, um die bestmöglichen Erfolgschancen zu haben. Denken Sie daran: Sie sind der Experte in der Partnerschaft, also verhalten Sie sich auch so.
Lernen Sie, konstruktives Feedback zu geben. Wenn Sie sich dafür entscheiden, einfach zu tun, was der Kunde verlangt, ist es wahrscheinlich, dass er irgendwann in der Zukunft seinen Plan anpassen wird, um das Ergebnis zu erreichen, das noch nicht erreicht wurde. An diesem Punkt wird Scope Creep zu einer eindeutigen Möglichkeit. Durch Ihre Einbindung in den Planungsprozess verringert sich die Wahrscheinlichkeit dafür drastisch.
Schritt 3: Definieren Sie den Umfang der Arbeiten klar
Kommen wir nun zu den Grundlagen des Scope Creep – in den meisten Fällen ist es das Ergebnis eines schlecht definierten Arbeitsumfangs.
Hauptsächlich,Kunden kümmern sich nicht darum, was in Ihrer Vereinbarung steht – sie sind um ihr Geschäft besorgt. Wenn sie glauben, dass Sie zur Durchführung von Arbeiten verpflichtet sind, werden sie Sie dazu auffordern. Wenn sie das Gefühl haben, dass etwas getan werden muss, damit ihre Ziele erreicht werden, können sie es von Ihnen verlangen – in aller Unschuld (oder Unwissenheit, je nachdem, wie Sie es betrachten) – ohne einen zweiten Gedanken über den Umfang der Arbeiten zu machen.
Deshalb ist ein klar definierter Leistungsumfang, der von beiden Parteien verstanden und vereinbart wird, so wichtig. Es gibt gute Gründe, warum dies in Betracht gezogen wirdeine der entscheidenden Klauseln in einem Kundenvertrag. Wenn Sie nicht aufpassen, werden die To-Do-Listen in Ihrem integrierten Basecamp schnell kilometerlang!
Sie sollten nicht nur sicherstellen, dass die auszuführenden Arbeiten in Ihrem Vertrag klar und eindeutig formuliert sind, Sie müssen auch sicherstellen, dass der Kunde dies getan hatlesenden Umfang und ist sich darüber im Klaren, was darin enthalten ist und was nicht. Um den Kunden zufrieden zu stellen,es geht weniger darum, was istIndie Vereinbarung und mehr darüber, was siewissensteht in der Vereinbarung. Sie möchten nicht, dass ein Kunde ein Projekt mit Erwartungen an die Leistungserbringung startet, die nicht mit den Einzelheiten des Arbeitsumfangs übereinstimmen, und es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass er angemessen informiert wird.
Schritt 4: Preise und Umfang
Letztendlich ist Scope Creep eine Frage des Preises: Wenn die für die Durchführung eines Projekts aufgewendeten Ressourcen den gewünschten Betrag übersteigen, haben Sie Ihr Unternehmen nicht richtig geführt. Um eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden, müssen Sie nicht nur die Werke definieren, sondern Sie müssen es tunAuchSie haben ein kristallklares Verständnis Ihrer materiellen Beteiligung am Projekt.
Natürlich hängt Ihre Preisgestaltungsmethode von der Art Ihres Unternehmens und der Art und Weise ab, wie Sie an die Arbeit herangehen, aber der Schlüssel liegt in der SacheZerlegen Sie Projekte in ihre kleinsten Bestandteile und stellen Sie sicher, dass alles berücksichtigt wird. Anschließend können Sie jedem einzelnen Arbeitsabschnitt die erforderlichen Ressourcen zuordnen und eine konservative Kostenkalkulation erstellen.
Ich würde auch dazu ratenTarife, die Sie aushandelnbeinhalten eine Eventualverbindlichkeit in der Größenordnung von 15 %. Das ist nicht der Fallerlaubenfür Scope Creep – es handelt sich um eine Versicherungspolice, die mögliche Abweichungen in Ihrer Schätzung berücksichtigt. Zu keinem Zeitpunkt sollten Sie ein Scope Creep zulassen – es ist etwas, das Sie beseitigen und nicht bewältigen müssen.
Schritt 5: Beziehen Sie es in Ihre Vorschläge und Schätzungen ein
Sobald Sie Ihren Umfang klar definiert haben, ist es wichtig, dass Ihr Kunde die gesamte Projektdokumentation liest, versteht und abzeichnet.
Das bedeutet, dass Sie in Ihren Vorschlägen und Kostenvoranschlägen Einzelheiten zum Umfang angeben sollten. Wie es gemacht wird, können Sie hier nachlesenMarketingvorschlag.
Manche Leute verwenden einen separaten Vertrag, um sicherzustellen, dass sie rechtlich abgesichert sind. Ich rate Ihnen, in Ihrem Vertrag klar festzulegen, dass alle zusätzlichen Arbeiten, die nicht im Rahmen der Arbeiten aufgeführt sind, als zusätzliche Arbeiten gelten und etwas sein müssen, dem Ihr Kunde zustimmen muss.
Eine der besten Möglichkeiten, zusätzliche Arbeit zu verhindern, besteht darin, Folgendes zu tun:Nutzen Sie einen Premium-Tarif für zusätzliche Arbeiten. Während das Wachstum eines Projekts während seiner Laufzeit oft unvermeidbar ist, können Sie Ihren Kunden ermutigen, ein solches Ergebnis zu verhindern, indem Sie Konsequenzen (z. B. einen höheren Preis) festlegen, wenn nicht alle auszuführenden Arbeitselemente im Arbeitsumfang enthalten sind.
Denken Sie daran: Sie möchten nicht nur eine Unterschrift auf Papier; Sie wollen die Ihres KundenVerständnis. Sie müssen wissen, wofür sie bezahlen (und natürlich, was sie bezahlen).nichtZahlen für). Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Kunde davon überzeugt ist, dass der Umfang der Arbeiten wahrscheinlich vollständig seinen gewünschten Geschäftsergebnissen entspricht.
Beenden
Kurz gesagt, der Prozess zur Vermeidung von Scope Creep und zur Zufriedenheit Ihrer Kunden ist wie folgt:
- Verstehenwas Ihr Kunde erreichen möchte
- ZusammenarbeitenErarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden eine Lösung
- Definierender Umfang der Arbeiten, die diese Lösung bieten werden
- Preisdie Lösung so zu gestalten, dass die Wahrscheinlichkeit einer Überschreitung verringert wird
- Zustimmendie Einzelheiten der Leistungserbringung schriftlich mitteilen
Wenn Sie diese fünf Schritte befolgen, ist die Wahrscheinlichkeit weitaus größer, dass Sie die vom Kunden gewünschten Spezifikationen erfüllen und unnötige Auseinandersetzungen darüber vermeiden, was in Bezug auf die Leistungserbringung erwartet wurde. Sie ersparen sich viel Zeit und Frust, und das nur seltenIch muss einen Kunden entlassen. Geben Sie sich nicht die Mühe, jemanden zu besänftigen, der sich weigert, vernünftig zu sein; Sie können immer mehr Kunden finden.
Scope Creep ist nicht zu befürchten – es ist etwas, das aus der Gleichung gestrichen werden muss.Glücklicherweise ermöglicht Ihnen der Prozess, mit dem Sie sicher sein können, Scope Creep zu vermeiden, auch, dem Kunden einen erstklassigen Service zu bieten, indem er seine Bedürfnisse beurteilt und eine Lösung bereitstellt, die einen mehr als zufriedenstellenden Standard liefern sollte.
Was denken Sie über Scope Creep? Haben Sie irgendwelche Geschichten über Scope Creep, die Sie mit uns teilen möchten, und wenn ja, was haben Sie aus dieser Erfahrung gelernt?Lass es uns im Kommentarbereich wissen!